קבוצת הרכש בארגונים נתפשת לעיתים למביט מהצד כקבוצה שפעילותה מסתכמת בהזרמת הזמנות לספקים ומשתמע מכך שהקריטיות של חוליה זו בשרשרת האספקה אינה גלויה דיה. בפועל, קבוצת הרכש הינה אחת מהחוליות המרכזיות בארגון ובמחלקת שרשרת האספקה בפרט. הקבוצה מובילה תהליכים משמעותיים המשפיעים על איכות והעלות של המוצרים ושירותים מהסופקים לחברה תוך ניהול תהליכי איתור ספקים, ניהול יחסים שוטפים עם ספקים קיימים, הובלת תהליכי משא ומתן, אבטחת אספקות שוטפות לארגון ועוד. כל אלה משפיעים באופן ניכר על יכולותו של הארגון להתנהל באופן שוטף ואפקטיבי ותורמים ישירות לויסות הוצאות החברה ולעליית רמת השירותים המסופקים לה. מכאן גם נגזרת חשיבות הקצאת המשאבים הנכונים לקבוצה, אלה שיאפשרו לה להוביל תהליכים אופטימאלים בתחום אחריותה. פרמטרים כגון איכות המשאב האנושי ופיתוחו, שיטות הניהול ואמצעים טכנולוגיים תומכי תהליכים משפיעים על התוצרים הן בחברות גלובאליות והן בחברות לוקאליות. בחברות גלובאליות מתווסף פרמטר נוסף משמעותי למשוואה, והוא המודל המשמש לניהול היחסים בין מנהלי הרכש במטה הגלובאלי למחלקות הרכש באתרים המקומיים של החברה, ומכאן האחריות הנגזרת מהמודל עבור כל אחד מהגופים.
ארבעה מודלים נפוצים
נהוג להתייחס לארבעה מודלים נפוצים של מחלקת רכש בארגון גלובאלי על פי רמת הריכוזיות של המטה. בצד אחד של הסקאלה נמצא מודל מבוזר לחלוטין המכונה Decentralized, בו כל אתר מקומי מנהל את היחסים עם הספקים, מנהל משא ומתן על תנאי האספקה ומוציא הזמנות עצמאית בהתאם לצרכיו. במצב זה המטה מעורב בצורה מינימלית בלבד בתהליכי הרכש של האתרים. במודל זה השונות בין האתרים עשויה להיות גדולה הן בהיבט המחיר והן בהיבט תנאי האספקה והחומרים.
מודל נפוץ יותר בארגונים גלובאליים הוא מודל Center of Excellence, שבו מנהלי הרכש במטה מספקים הנחיה מקצועית למחלקות הרכש באתרים המקומיים. מנהלי הרכש במטה מכתיבים לכל האתרים סטנדרטים, אסטרטגיה ומסגרת כללית לפעילות, ומוודאים את יישומם, בהתאם לנהלי הארגון הגלובאלי. האתרים המקומיים מתקשרים ישירות עם הספקים, ומוציאים הזמנות על פי צרכיהם. מודל זה מאפשר שיפור מקצועי של תהליכי הרכש ושיתוף ידע, מבלי להתערב באופרציה היום-יומית של ההזמנות בשטח.
בצד היותר ריכוזי של הסקאלה נמצא מודל Center-Led שבו מנהלי הרכש במטה מובילים את תהליכי הרכש בארגון כולו באופן מרוכז, והמטה חותם על הסכמי מסגרת מול ספקים. לאחר מכן כל אתר מקומי מוציא הזמנות על פי הצרכים שלו. זהות הספקים והמחירים אינם נמצאים בשליטתם של האתרים המקומיים. ההתקשרות מתבצעת בדרך כלל מול ספקים בעלי פריסה גלובאלית שיכולים לספק הזמנות לכל יחידות הקצה של הארגון בכל מקום בעולם.
בקצה הריכוזי ביותר של הסקאלה נמצא מודל Buy-Sell, שבו ארגון הרכש הגלובאלי מבצע בפועל את רכש כלל החומרים לארגון כקניין ריכוזי אחד, ולאחר מכן מחלק את החומרים שנרכשו בין יחידות הקצה בהתאם לצורך, ומחייב אותן בהתאם. ההסכמים נחתמים מול המטה והזמנות הרכש יוצאות מהמטה לספקים. האתרים המקומיים מקבלים את החומרים הנרכשים מהמטה או במשלוח ישיר מהספק. במצב זה, האחריות על הזמנות מהספקים מצויה כולה אצל מנהלי הרכש במטה, ומערכות המידע בארגון משקפות למנהלי הרכש בכל רגע נתון את מצב המלאים. התחזיות ודרישות הרכש של האתרים המקומיים צריכות להתעדכן בתכיפות גבוהה במטה, שכן הם אלה שמוציאים את ההזמנות לספקים. מודל זה פותר בעיות של סטנדרטיזציה ומבטל את הצורך באישורים מורכבים לכל ספק.
ישנם ארגונים המשלבים את המודלים שתוארו לקטגוריות רכש שונות, אולם מצב זה נדיר מאחר והוא יוצר סיבוך במנגנונים.
לקריאת המאמר המלא שהתפרסם בגיליון יולי של מגזין PORT2PORT לחצו כאן.