הכנס נוהל ע"י מר עמירעם היידיקר, ראש אגף מיחשוב ומידע ברשות, ולקחו בו חלק שלמה ברימן - סמנכ"ל לתכנון, תפעול ומערכות מידע ברשות, נחום גנצרסקי - נשיא לשכת הספנות הישראלית, יוסי בסן - המשנה למנהל נמל אשדוד, יצחק בן עוזר - מאגף מיחשוב ברשות, חיים לנציסקי – משנה למנהל נמל חיפה ומלי אשכנזי - האחראית על ה- TOS ברשות.
עמירעם היידיקר פתח את הכנס והדגיש את תהליכי הסחר הקהילתיים, שלדבריו מהווים תהליכים שאין בצידם רווח כלשהו אך הם מקדמים את הנושא, והרשות רואה לעצמה חובה לשיפור המערכת, כמו למשל נושא הנל"ן, המפעיל כבר היום 40 סוגי מסרים פעילים המסתכמים ב-24 מיליון מסרים בשנה, כאשר החסכון בהתקשרות בין מחשב סוכן המכס למחשב הנמל, ללא ניירת נאמד ב-10 מיליון דולר בשנה. "זוהי דוגמא אחת לנושאים רבים אשר רשות הנמלים מטפלת בהם ואשר מכונים על ידו 'תהליכי הסחר הקהילתיים'", אמר.

נחום גנצרסקי, נשיא לשכת הספנות הישראלית, בירך על יוזמתה של רשות הנמלים בהכנסת מערכת ה-TOS. לדבריו, מדובר בתהליך טוב וחשוב מאין כמוהו. "המידע ב-20 השנים האחרונות החל לזרום לאו דוקא עם האניה והמטען אלא בצינורות מקבילים ופעולת רשות הנמלים היא חשובה ביותר, וכל זאת בכדי ליעל את המערכת".
נחום גנצרסקי הביע את תקוותו שלמרות שלא ברור כיצד יראו הנמלים כאשר יתקיים השינוי המבני, שמערכת ה- TOS תשמש כנכס, כמו שאר הנכסים האחרים של הנמלים בידי הגוף שירכז את הנכסים. "לא הייתי רוצה לראות שכל סוכן אניה פועל אל כל נמל בנפרד, במערכות שונות ומקבילות. ויש גם בעתיד להכניס את נמלי הפחם והדלק למערכת הכללית". על כך השיב לו שלמה ברימן כי אכן מערכת ה- TOS תיכלל תחת המסגרת של "נכסים" ותהיה "שפה משותפת" ואחידה בין סוכני האניות לבין כל אחד מהנמלים.
יוסי בסן, המשנה למנהל נמל אשדוד ההציג בפני באי הכנס את ההתקדמות בנושא ה- TOS, בנושא שער הנמל החדש, את התקדמות העבודה בפרויקט היובל, ומדגיש את הפיתוח החדש המגדיל את אפשרויות הנמל בקליטת אניות גדולות, במנופים גדולים וחדשים ובטכנולוגיה החדשה שבמרכזה ה-TOS, השער החדש והמסרים של הנל"ן – נמל ללא ניירת.

מלי אשכזי, ראש צוות ה- TOS והאחראית על פיתוח, הציגה את מטרות מערכת ה- TOS, שכוללות את קיצור זמני עבודת אניות, ניהול כל השרשרת התפעולית בנמל כולל קו המים, שיפור הקשר עם הלקוחות (סוכני אניות), ניצול יעיל של משאבי הנמל (מנופים, גוררים, שטח) ושיפור רמת השירות למשאיות.
מלי אשכנזי סיפרה על המכרז בו הוחלט ב- 2002 על מערכת CATOS של חברת TSB מדרום קוריאה כזוכה. "חברה זו הקימה כבר עשרות מערכות דומות בעיקר במזרח הרחוק, אך גם בארה"ב, בספרד ועתה בישראל", ציינה.
לדבריה, המערכת כוללת ניהול השער – קליטת נתונים על מכולה, נהג, משאית, זיהוי מקום אחסנה של מכולות, אישור כניסה, פקודות עבודה לכלים, ואישור יציאה, את תכנון השטח ותכנון אניות, קליטה חד פעמית של נתונים פיזיים לכל האניות, תהליך תכנון הטעינה או הפריקה, קביעת סדר עבודה למנופי הגשר, הפעלת צוותי העובדים והכלים בשטח כאשר אמצעי השינוע בנמל יצוידו במסופונים אלחוטיים, ופקודות העבודה יישלחו ממערכת ה-TOS ישירות לכלים ברשת אלחוטית.